5 tips om de beste HR-tool te selecteren voor je team, budget en bedrijfscultuur

En waarom partnership altijd belangrijker is dan prijs.

Het moge duidelijk zijn dat het vakgebied Human Resources stevig in beweging is en er de afgelopen jaren binnen HR enorm veel gebeurd is op het gebied van digitalisering. In alle sectoren investeren HR en talentmanagers om aan de stijgende verwachtingen van hun medewerkers te voldoen en ze tegelijkertijd in staat te stellen om slimmer en plezieriger (op afstand) aan hun doelen en carrières te werken.

Software oplossingen voor HR zijn er al jaren in alle soorten, maten en prijzen. Er is momenteel wel een belangrijke verschuiving zichtbaar waarbij  traditionele HR-functies zoals beoordelingsgesprekken, recruitment en leren & ontwikkelen onderdeel worden gemaakt van platforms voor productiviteit van medewerkers en teamsamenwerking. Denk beoordelen en feedback en beoordelen via Microsoft Teams, vacatures aanvragen en opstellen via Slack, etc. Dit gaat onomstotelijk impact hebben op de arena van softwareleveranciers en welke functionaliteit de markt biedt. Kort en goed; wat betreft digitale transformatie en innovatie binnen HR ligt het beste nog voor ons.

Dus, HR gaat (nog meer) digitaal. Dit vraagt om de juiste tools. Maar voordat u beloftes gaat maken, mensen vrijmaakt voor een tech project en budget gaat aanspreken, is het zaak verstandig te kiezen.

Bijna iedereen kent die papieren inkoopprocessen waarin HR verdwaalt in eindeloze spreadsheets van technische requirements, fit-gap-analyses, scores, enz. In veel gevallen kost dit meer tijd en geld dan gepland en lang niet altijd met een heldere uitkomst. Tegen de tijd dat een tool geselecteerd en gecontracteerd is en het team kan beginnen met de implementatie is het momentum vaak al verdwenen en is er een groot deel van het budget verbrand. Bovendien komt het tegenwoordig steeds vaker voor dat softwareleveranciers ervoor kiezen om niet eens deel te nemen aan dit soort papieren inkoopprocessen.

Dus hoe selecteert u een HR-oplossing die echt bij uw organisatie past en exact dat kan wat gebruikers nodig hebben?

Wij hebben hierin de nodige lessen geleerd de afgelopen jaren. Onderstaand vijf concrete stappen om de markt van HR-leveranciers te verkennen en te komen tot die ene tool die echte verbetering brengt en HR op de kaart zet.

  1. Definieer heel precies het exacte probleem dat je probeert op te lossen. Consultants en IT-specialisten zullen dit scoping noemen. Simpel gezegd, zorg voor een kraakhelder beeld van wat je wilt automatiseren. En doe dan precies dat. Concentreer je op het meest urgente probleem waarvan je weet dat mensen het graag willen oplossen in uw organisatie. Bijvoorbeeld; bent u op zoek naar een platform dat al jullie HR-processen ondersteunt (geautomatiseerde salarisadministratie, werving, werken in 23 talen, integraties met verschillende andere platforms, enz.) Of ben je gewoon op zoek naar een eenvoudige en intuïtieve tool om jullie personeelsbeoordelingen te automatiseren zonder directe noodzaak om de tool te integreren met verschillende andere systemen. Schrijf een eenvoudige maar duidelijke projectmissie op.
  2. Organiseer feedback en brede steun. Praat met de mensen om je heen om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit en dat het aanstaande project breed wordt ondersteund. Deze fan-base zal later bij de uiteindelijke go-live van een nieuw systeem van onschatbare waarde blijken. En net zo belangrijk; betrek een beslisser uit het management. (de zogenaamde executive sponsor) En natuurlijk; loop binnen bij IT om ze mee te nemen in eventueel benodigd integratiewerk. In de meeste organisaties is geen zwaar papierwerk en lange bijeenkomsten van stuurgroepen nodig om tot een besluit te komen. Met een beetje people-skills kom je een heel eind….
  3. Breng het proces dat met de tool ondersteund gaat worden in kaart. Ga er voor het gemak van uit dat alles mogelijk is met moderne HR-software. Maar onderzoek eerst goed welke onderdelen van het proces je met de nieuwe tool wilt oplossen. Software is nooit de heilige graal. Sommige dingen los je beter of slimmer op in het proces of jullie manier van werken. En vraag jezelf vervolgens af; kan ik een hele specifieke briefing geven over het proces dat ik wil automatiseren? Kan ik duidelijk uitleggen welke (groepen) gebruikers we gaan laten werken met het systeem? En vooral; wanneer zien wij iets in onze bedrijfsvoering als succesvol? Waar meten wij op? Dit betekent niet dat je weken van zware procesanalyse, complexe stroomdiagrammen, enz. nodig hebt. Een relatief eenvoudige mapping van je proces brengt al snel duidelijkheid over de vereiste functionaliteit, workflows en gebruikersgroepen.
  4. Organiseer een reeks korte product-demo’s. Raak niet verdwaald in hele gedetailleerde functionaliteit of vereisten. Deze productintroducties hoeven lang niet alle gevraagde functionaliteit te behandelen. Geef een leverancier twee tot vier hele concrete demoscripts en vraag ze vriendelijke maar streng zich strict te houden aan die instructie. Kijk naar de algemene gebruikerservaring, talen (zowel in de software zelf, als in de geboden ondersteuning), complexiteit van configuratie, etc. En misschien nog wel belangrijker; profiteer van de innovatiekracht en best-practices die leveranciers bieden. Ze hebben waarschijnlijk eindeloos veel HR-processen gezien. Gebruik die ervaring om je huidige manier van werken waar mogelijk te verbeteren.
  5. Voer met een relevante shortlist van leveranciers functionele en technische deep-dives uit. Maak deze lijst zo kort mogelijk, idealiter niet meer dan twee leveranciers. Definieer een duidelijke en complete reeks use case die beschrijven wat het systeem moet doen vanuit het perspectief van een eindgebruiker. Deze deel je met leveranciers als demoscripts. Ook hier geldt; leveranciers zullen vaak proberen het infinitief te houden en vooral te spreken over onderdelen waar ze goed in zijn. Wees streng en houd ze aan de instructie. Voer een diepgaande demo uit waarin u de verkoper strikt vraagt ​​om elke use case te demonstreren. Dit elimineert ruis en holle verkoopverhalen die een objectieve besluitvorming alleen maar in de weg staan.

Ten slotte hebben wij geleerd dat het geen succes oplevert om enkel en alleen op prijs te focussen. Budgetten zijn natuurlijk altijd beperkt, maar niemand wint een commerciële race naar de bodem. Software-as-a Service is in veel opzichten ook een samenwerking tussen partners (ontwikkelaar en eindgebruiker). Selecteer de leverancier die, naast het beste product voor uw doel, ook een overtuigende visie heeft op het succes van jou als klant, jullie business en cultuur snapt en een heldere road-map met toekomstige functionaliteit.

De ene organisatie is natuurlijk de andere niet, maar deze relatief eenvoudige basisprincipes zijn wat ons betreft relevant voor elke sector, scope, of (internationale) structuur. Volg ze en je komt tot een snelle, maar doordachte selectie van een HR-oplossing waarmee jouw organisatie de toekomst mee in kan.

Jochem is mede-oprichter van Cloudwatch; een full-service Digital HR specialist uit Nederland. Cloudwatch helpt HR-teams om het beste uit Digital HR, HR-technologie en People Analytics te halen.