Talent Acquisition done right! Cloudwatch in gesprek met Lotte Konieczek, Head of HR Operations & Talent van DLLGroup

We spreken onze klanten natuurlijk heel geregeld, maar meestal met een volle agenda (nogal eens ingegeven door de waan van de dag…) Deze keer reden we ‘gewoon zomaar eens’ naar Eindhoven voor een kop koffie met een van onze opdrachtgevers van het eerste uur, Lotte Konieczek van DLL.

Al pratende blijkt dat Lotte & team Recruitment binnen DLL op een hele onderscheidende manier invullen.

Wat is eigenlijk je officiële functietitel?

Ik ben een kleine twee jaar geleden bij DLL begonnen als Manager Global Recruitment. Sinds begin deze maand heb ik een nieuwe rol binnen de organisatie en ben ik Head of HR Operations. Een behoorlijke nieuwe uitdaging met wereldwijde verantwoordelijkheid voor meer HR-processen, zoals naast Recruitment ook services als Talent Management, HR Analytics & Shared Service Center en de Payroll in Nederland.

Wat is het allerleukste aan jouw baan?

Samenwerken met onze klanten in de business. Echt waarde toevoegen en niet alleen maar adviseren van de zijlijn. Ik en mijn collega’s gaan er altijd voor om echt te begrijpen wat vacaturehouders binnen DLL nodig hebben. Wij willen als Recruitment Business Partners nieuwe collega’s aanbrengen die echt het verschil maken. Als wij de beste mensen vinden en voor DLL winnen, dan kan onze corebusiness successen boeken. Het gave vindt ik dat het altijd gaat over mensen en hun carrière; dit raakt iedereen. Samenwerken met iedereen die betrokken is in een werving & selectieproces is super!

Nou kom ik solliciteren bij DLL, maar ik heb natuurlijk meerdere opties en zelfs een andere aanbieding… Als je mij één reden moet geven om voor DLL te kiezen, wat zou deze rede zijn?

DLL is een relatief kleine, maar toch zeer internationale organisatie waarbinnen voor alles wat we doen geldt; People First. Dat klinkt misschien wat algemeen, maar oprecht; binnen dit bedrijf gaan dingen in eerste instantie over de medewerker. Als onze medewerkers happy zijn, is de kans groot dat zij onze klanten ook blij maken. Doordat samenwerking voorop staat en we relatief overzichtelijke teams hebben over de wereld, is DLL enorm wendbaar. We kunnen heel snel switchen van strategie en aanpak. Het verbaast mij altijd weer hoe toegankelijk het interne netwerk van medewerkers is. Het wordt enorm gestimuleerd om contact te leggen met internationale collega’s en samen te werken buiten de lokale organisatiestructuur.

Als ik jouw manager vraag naar wat volgens hem/haar de kern van jouw opdracht is, wat zou hij/zij dan zeggen?

Het Global HR leadership team verwacht dat ik een professioneel team bouw, dat in staat is om wereldwijd top recruitment services te verlenen. Ik heb overigens niet de illusie dat wij vanuit Nederland werving en selectie op individueel kandidaat-niveau beter kunnen dan de lokale HR professionals. Recruitment is en blijft iets wat moet worden afgestemd op de lokale arbeidsmarkt. Wat ik wel kan doen, is zorgen voor de best mogelijke processen en systemen. Ook is mijn doel om als DLL wereldwijd dezelfde selectiecriteria te hanteren. Uiteindelijk moet een leidinggevende in de Verenigde Staten hetzelfde level hebben als die in Nederland en andersom. Wij gaan voor zo veel mogelijk uniformiteit in al onze landen; alle vacatures worden op dezelfde wijze goedgekeurd, wij zorgen dat vacatures ook altijd intern gepubliceerd worden om ook onze interne arbeidsmarkt zo transparant mogelijk te maken en de collega’s intern ook zoveel mogelijk loopbaanmogelijkheden te geven. Ook zaken als selectie-assessments kopen we centraal in om ervoor te zorgen dat de kwaliteit overal hetzelfde is. Support aan recruiters in de regio wordt door Cloudwatch geleverd. Alle vragen en ondersteuning rondom systemen en processen kan hier door de landen gehaald worden.

Recruitment is een ‘numbers game’. Welke productie draai je met je recruitment team? En hoe houdt je de zicht en controle op aantallen vacatures en kandidaten en de status hiervan?

Over 2016 hebben we wereldwijd 550 nieuwe vaste medewerkers aangenomen, best veel zo terugkijkend..  Zowel individuele vacaturehouders , als management vraagt geregeld naar aantallen, statussen, doorlooptijden, etc. Wij gebruiken wereldwijd een interactief recruitment dashboard dat Cloudwatch heeft ontwikkeld. Hiermee hebben we altijd een up-to-date inzicht in onze workload en conversies en blijven we constant met elkaar in gesprek over waar we kunnen verbeteren. Er worden nu beslissingen gemaakt mede op basis van data en landen kunnen hun manier van werken met elkaar vergelijken.

Kandidaten zijn toekomstige klanten en (hopelijk) toekomstig ambassadeurs van DLL, ook als ze afgewezen zijn. Hoe zorgen jullie voor een kandidaat-vriendelijk proces?

Door ook afgewezen kandidaten zijn belangrijk te maken. Wij proberen er alles aan te doen om ook sollicitanten die we uiteindelijk geen aanbieding doen, alsnog een positieve ervaring te laten hebben. Hierbij is naar mijn idee duidelijk en tijdig communiceren de sleutel. Wij vragen zowel tijdens interviews, als na een eventuele afwijzing, actief feedback aan de kandidaat op de procedure bij DLL. Wij willen weten hoe de sollicitant het proces ervaren heeft en waar we kunnen verbeteren. De recruiter belt elke respondent na, niet alleen die met een lage scores, of expliciet negatieve feedback, maar ook degene met hoge scores om de details te horen en om ze te bedanken voor de feedback. Onze recruiters bekijken ook kandidaten die eerder niet de eindstreep hebben gehaald, om ze eventueel mee te nemen in nieuwe wervingstrajecten.

Een werving & selectieproces is uiteindelijk een poging om te verleiden met een inhoudelijke boodschap, het bieden van een plezierige snelle procedure, een warm welkom door goede onboarding, etc. Sterk uiteenlopende zaken met ongetwijfeld veel verschillende leveranciers. Ook wil je gaandeweg zoveel mogelijk data vasthouden om jezelf continu te verbeteren. Hoe manage je dit?

Een sollicitant krijgt bij DLL altijd één aanspreekpunt gedurende de hele procedure. Dit is altijd de recruiter. Samenwerking met Hiring Managers is essentieel in een succesvol proces. Er moet sprake zijn van 100% betrokkenheid van vacaturehouders, wij vragen altijd actief om hun medewerking. Voor we een procedure opstarten vindt er altijd een Recruitment Strategy Meeting plaats. Gezamenlijk vormen we een aanpak op maat. Hierin wordt bijvoorbeeld altijd het eigen netwerk van de vacaturehouder geactiveerd, blokken we samen alvast data en tijden voor interviews en maken we een planning. Onze vacatures kennen altijd een sluitingsdatum waarna pas de interviews plaatsvinden. Doel is altijd om binnen 7 weken de aanstelling helemaal rond te hebben. Vaak halen we dit, niet altijd natuurlijk… Waar we ook een groot belang aan hechten is een evaluatie meeting met vacaturehouder, interviewers en de recruiter. Een vacaturehouder is niet alleen partner, maar natuurlijk ook klant. Wat betreft externe leveranciers; ik onderhoud veel van deze contacten en probeer altijd zo intensief mogelijk contact te onderhouden met onze leveranciers, die ik overigens als partners zie. Met leveranciers van (selectie)tests, software en services, overal geldt uiteindelijk hetzelfde; eerlijk zijn, directe feedback geven, dat verbetert altijd de samenwerking. Ik probeer zoveel mogelijk vaste contactmomenten met partners te plannen.

Recruitmentprocessen veranderen geregeld; nieuwe landen worden aangesloten op het ATS en een nieuwe carrièresites is ontwikkeld voor verschillende landen. Om jullie systeem constant in lijn te houden met jullie manier van werken, levert Cloudwatch de gebruikersondersteuning richting recruiters & managers en levert alle change management. Wat is de toegevoegde waarde van deze samenwerking?

Omdat wij zo sturen op een proces dat wereldwijd schaalbaar is, is het van enorm belang dat mensen het beste uit recruitmentsystemen en methoden halen. Ondersteuning, Q&A, instructies en een effectieve helpdesk zijn onmisbaar. HR professionals in al onze landen weten waar ze support en antwoorden kunnen halen en voelen zich bediend. Cloudwatch kent de details van onze techniek en manier van werken. Ook hebben we altijd één vast aanspreekpunt als recruitment specialist binnen Cloudwatch. Recruiters bouwen een relatie op met de support specialist van Cloudwatch, dit werkt heel plezierig en effectief. Deze dienstverlening zorgt voor het maximale van het systeem, terwijl wij binnen HR niet al deze kennis vast hoeven te houden, maar wel kunnen rekenen op continuïteit, beschikbaarheid, etc. Applicatiebeheer en (technische) ondersteuning van gebruikers is binnen veel HR-afdelingen toch vaak een vreemde eend. Ik kan deze manier van inkoop van deze services van harte aanbevelen aan HR-teams.

Wat zou de recruitment wereld morgen moeten veranderen?

Recruiters zouden morgen moeten stoppen met het vragen van cover letters. Bedrijven, en daarmee wij als recruitment professionals, moeten blij zijn dat mensen bij ons willen komen werken. Het is niet vanzelfsprekend dat wij maar kunnen selecteren. Als we nou minder gaan zitten op een proces dat intern goed past, maar meer op engagement bij de sollicitant, kunnen we nog veel meer bereiken.

ANDER CLOUDWATCH NIEUWS

Round table avond voor freelance HR(IS) professionals

BEKIJK BERICHT

Het belang van de Candidate Journey; continu meten en verbeteren.

BEKIJK BERICHT

HR, get your act together!

BEKIJK BERICHT
NAAR NIEUWSOVERZICHT